Ktoś w firmie przegląda rano listę nieopłaconych faktur i widzi, że jednego przelewu nadal nie ma. Od tej minuty wszystko, co dzieje się dalej, ma swoją cenę: sprawdzenie, czy wpłata nie przyszła z innego konta, telefon, pismo, druga rozmowa dwa tygodnie później. Kontrahent dostał komplet danych do zapłaty w dniu wystawienia faktury i nic mu to nie dało.
Z całej tej listy własny dowód zakupu ma jedna pozycja: list polecony priorytetowy za potwierdzeniem odbioru, 13,80 zł: 9,80 zł za przesyłkę formatu S do 500 gramów i 4 zł za druczek, który wraca z podpisem. Reszta biegnie w czasie pracy kogoś, kto dostaje wypłatę niezależnie od tego, czy dzwoni do dłużnika, czy zaksięguje przelew. Dlatego w większości firm ten koszt kończy się na odczuciu, że „sporo z tym zachodu”, choć wszystkie jego składniki są jawne.
Koszty windykacji należności zaczynają się przed pierwszym listem
Z wrześniowego badania Skaner MŚP, zrealizowanego przez Keralla Research dla BIG InfoMonitor na 500 firmach sprzedających z odroczonym terminem, wychodzi rozkład używanych narzędzi: 48% wierzycieli sięga po rozmowę telefoniczną, 44% po e-mail lub SMS, 40% wysyła wezwanie do zapłaty (większość firm używa kilku kanałów naraz).
Firmy również deklarują moment, gdy zajmują się sprawą: 15,5% reaguje natychmiast po przypomnieniu, 27% po tygodniu, 22% najpóźniej po dwóch. Prawie dwie trzecie rynku reaguje w ciągu czternastu dni od daty na fakturze.
Minimalna stawka godzinowa wynosi w 2026 roku 31,40 zł brutto. To ustawowe minimum dla zlecenia i samozatrudnienia; osoba prowadząca w małej firmie rozrachunki kosztuje więcej, a pracodawca dopłaca jeszcze składki. Kwadrans pracy to 7,85 zł. Kwadrans plus list polecony priorytetowy ze zwrotką daje 21,65 zł za jedno przypomnienie. Pełniejszy zestaw czynności — telefon, mail, po tygodniu pismo, razem pół godziny czyjegoś czasu — kosztuje 29,50 zł.
Dwadzieścia złotych z groszami brzmi jak drobne. Sto faktur po terminie w kwartale i dwa przypomnienia na każdą to 4 330 zł kwartalnie i 17 320 zł rocznie w samym przypominaniu, zanim ktokolwiek wpłacił choć złotówkę. Tę kwotę da się sprawdzić w każdej firmie: liczba wysłanych wezwań razy stawka jednostkowa. Jedną pozycję można przy okazji zbić — elektroniczne potwierdzenie doręczenia kosztuje 70 groszy zamiast czterech złotych, czyli 330 zł mniej na stu listach.
Ta kwota zaczyna coś znaczyć w jednostce, w której firmy i tak mierzą przyjmowanie pieniędzy. Dwa przypomnienia przy fakturze na 5 000 zł to 43,30 zł, czyli 0,87% jej wartości. Przy fakturze na 1 200 zł — 3,6%. Ustawowy limit opłaty interchange, jedynej twardo zapisanej składowej kosztu akceptacji karty konsumenckiej w Unii, wynosi 0,2% przy kartach debetowych i 0,3% przy kredytowych. Przypominanie ma więc własną stawkę procentową, rosnącą wraz ze spadkiem wartości faktury, i przy drobnej należności przekracza ten limit dwunastokrotnie. Różnica jest jedna i przesądza o wszystkim: prowizję płaci się od pieniędzy, które przyszły.
Faktura za prąd rośnie, gdy zużywamy więcej prądu. Rachunek za przypominanie rośnie, gdy przypominanie nie działa. Piąty monit kosztuje dokładnie tyle samo co pierwszy, a trafia w kontrahenta, który zdążył już podjąć decyzję.
Ustawa wycenia przypominanie. Raz na 3,5 procent należności, raz na 0,29
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych daje wierzycielowi rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, bez dowodu ich poniesienia, z samego faktu opóźnienia. Progi są trzy: 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł, 70 euro, gdy jest wyższe od 5 000 zł i niższe od 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł w górę.
Kwotę w złotych wyznacza średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne — zależy więc od terminu konkretnej faktury, nie od dnia, w którym się o niej rozmawia. Przy kursie 4,3728 zł za euro, z tabeli NBP z 29 września 2026, progi wynoszą 174,91 zł, 306,10 zł i 437,28 zł.
Pierwsza kwota trzyma się realiów. Za 174,91 zł można wysłać osiem przypomnień po 21,65 zł — przy drobnej należności, z którą wierzyciel(ka) i tak nie pójdzie do sądu, to uczciwe odwzorowanie kosztu cierpliwości.
Górny próg działa odwrotnie. Przy świadczeniu 5 000 zł rekompensata odpowiada 3,5% kwoty. Przy fakturze na 150 000 zł — 0,29%. Ta sama ustawa wycenia pracę nad odzyskaniem pieniędzy dwunastokrotnie różnie, zależnie wyłącznie od wielkości faktury, choć liczba telefonów bywa identyczna.
Sto pięćdziesiąt tysięcy nie jest kwotą wziętą z sufitu, ale przy niej trzeba pilnować jednostki. Tyle wynosi średnia suma zaległości przypadająca na jeden zadłużony podmiot: zaległe długi przedsiębiorstw zbliżyły się na koniec czerwca 2026 do 47 mld zł, a w rejestrze BIG InfoMonitor figurowało 313,5 tys. podmiotów. To suma wielu faktur wobec wielu wierzycieli, nie jedno świadczenie — rekompensaty dochodzi się od każdego osobno, a przy kilkunastu naraz sądy potrafią uznać takie roszczenie za nadużycie prawa.
Opłata w e-sądzie to cztery monity. Nakaz trzyma się do pierwszego sprzeciwu
Elektroniczne postępowanie upominawcze kosztuje czwartą część opłaty należnej w zwykłym trybie. Do 20 000 zł wartości przedmiotu sporu opłata zwykła jest schodkowa — w przedziale 4 000–7 500 zł wynosi 400 zł, więc w EPU 100 zł. Powyżej 20 000 zł liczy się 1,25% wartości roszczenia, czyli przy 150 000 zł jest 1 875 zł. Minimum to 30 zł.
Przy pięciu tysiącach 100 zł odpowiada niecałym pięciu przypomnieniom. Schodki mają jednak wadę odwrotną do intuicji: przy roszczeniu na 1 000 zł czwarta część opłaty wypada poniżej minimum, więc płaci się 30 zł, czyli 3% kwoty. Im drobniejsza sprawa, tym wyższy udział opłaty — dokładnie tak jak przy monitach.
A jednak w badaniu IMAS International dla Kaczmarski Inkasso z lipca 2026 62% przedsiębiorców uznało, że firma windykacyjna odzyskuje pieniądze szybciej niż sąd — wobec 47% w 2023 roku. Że zwiększa szansę na odzyskanie długu, sądzi 69%. Że da się przy tym nie zepsuć relacji z kontrahentem — 48%, wobec 37% trzy lata wcześniej. To badanie opinii zlecone przez firmę windykacyjną, więc mierzy przekonania rynku; o skuteczności ścieżek nie mówi nic. Przekonania jednak decydują o wydatkach.
Dwa ograniczenia EPU tłumaczą tę preferencję lepiej niż cena. Roszczenie musi być wymagalne nie dawniej niż trzy lata przed pozwem. A sprzeciw dłużnika — bezpłatny, wystarczy go wnieść w ciągu dwóch tygodni — od nowelizacji z 7 lutego 2020 roku skutkuje umorzeniem postępowania. Wcześniej sprawa szła z urzędu do sądu właściwego; dziś wierzyciel ma trzy miesiące na wytoczenie powództwa od nowa, z zachowaniem skutków pierwotnego wniesienia, a opłaty z EPU nikt nie zwraca — zalicza się ją na poczet nowej. Tania opłata kupuje szybki nakaz tylko wtedy, gdy druga strona milczy.
Nadzór publiczny działa na skali, której średnia firma nie osiąga
W I kwartale 2026 Prezes UOKiK ukarał za nadmierne opóźnianie płatności osiem spółek na łącznie ponad 2,6 mln zł. Stwierdzone w tych sprawach opóźnione świadczenia przekroczyły 200 mln zł, czyli średnio około 25 mln zł na sprawę. Kary stanowią jakieś 1,3% tej wartości.
Tempo nadzoru rośnie. W całym 2025 roku zapadło 29 decyzji na ponad 10 mln zł, a urząd skierował 177 wystąpień miękkich; w samym I kwartale 2026 wystąpień było 69, czyli w przeliczeniu na kwartał więcej niż rok wcześniej. Progi wejścia zostają jednak tam, gdzie były. Kto czeka na swoje 8 tysięcy, zostaje z telefonem, listem i własnym czasem.
W rozmowie o windykacji rzadko pada, kto stoi po drugiej stronie opóźnienia. We wrześniowym badaniu 40% firm przyznało, że samo opóźnia płatności wobec kontrahentów często lub bardzo często, a kolejne 39%, że robi to rzadko. Wydatek na monity krąży więc po rynku w obie strony. Przy 75,2% deklarujących, że o kolejności płatności decyduje wielkość partnera i długość współpracy, krąży niesymetrycznie — koszt ląduje częściej po stronie mniejszego.
Co się zmienia, gdy faktura sama niesie drogę do zapłaty?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wszedł 1 lutego 2026 dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł i 1 kwietnia dla pozostałych poza mikroprzedsiębiorcami. Ci ostatni mają czas do 1 stycznia 2027, a do końca 2026 roku mogą wystawiać poza systemem faktury o łącznej wartości do 10 000 zł miesięcznie. Dla większości wierzycieli argument „nie dostałem faktury” już nie działa; przy najmniejszych kontrahentach jeszcze przez kwartał będzie działał. Sama droga od dokumentu do przelewu została taka jak wcześniej: przepisz numer konta, przepisz kwotę, przepisz tytuł.
Rynek zauważył tę lukę szybciej niż ustawodawca. W czerwcu 2026 Fundacja Polska Bezgotówkowa ogłosiła wspólnie z Ministerstwem Finansów oraz Mastercard i Visa Standard Płatności Bezgotówkowych za e-Faktury: do faktury dołączany jest Identyfikator Płatności KSeF, a odbiorca klika i płaci bez przepisywania danych.
Paymove sprzedaje w tej kategorii DocPay — kod QR nadrukowany na papierowym rachunku, fakturze albo wezwaniu, po zeskanowaniu prowadzący do płatności BLIK-iem, Google Pay albo Apple Pay. Kod jest jednorazowy, zaszyfrowany tokenem i wygasa po użyciu. Pomaga ściągać należności 15% częściej i 7x szybciej niż standardowymi kanałami.
Który koszt rośnie z czasem?
Rachunek za windykację miękką jest w firmie osobnym przypadkiem: ponosi się go z góry i w całości, niezależnie od wyniku. Sto wezwań to sto razy 21,65 zł, czyli 2 165 zł, bez względu na to, ilu odbiorców zareagowało. Każdy kolejny monit dokłada kolejne dwadzieścia złotych z groszami do sprawy, w której szansa na dobrowolną wpłatę zdążyła już zmaleć.
Koszt skrócenia drogi do zapłaty zachowuje się odwrotnie. Ponosi się go raz, przy wdrożeniu, albo proporcjonalnie do kwot, które wpłynęły. W obu wariantach rośnie razem z odzyskaną sprzedażą; liczba nieudanych prób nie rusza tego licznika.
Ustawa przewidziała, że koszt odzyskiwania należności obciąży dłużnika. Rekompensata pokrywa go jednak połowicznie, bo o 174,91 zł wierzyciel upomina się tymi samymi telefonami co o fakturę, a przy kilkunastu fakturach naraz roszczenie o nią potrafi upaść w sądzie.
Dlatego jedyna pozycja, którą da się w tym zestawieniu realnie zmienić, leży przed terminem płatności. Monit trafia w kontrahenta, który zdążył już zdecydować, i kosztuje tyle samo za każdym razem. Krótsza droga do przelewu pracuje wcześniej — w tych dniach, w których o zapłacie decyduje jeszcze sama łatwość jej wykonania. A takiego czasu rynek zostawia sporo: skoro natychmiast reaguje 15,5% firm, to pozostałe cztery piąte dają kontrahentowi dni albo tygodnie. Dalej cennik ustalają już poczta, sąd i czyjś kalendarz.
